Nagenoeg elk bedrijf heeft er mee te maken: e-mail. Tegenwoordig is het de belangrijkste vorm van communicatie in organisaties en er wordt dan ook veelvuldig gebruik van gemaakt. Té veelvuldig. Elke ochtend komt u weer een verse lading e-mails tegen in uw mailbox, en tegen de tijd dat u de laatste heeft beantwoord of verwerkt, heeft zich een nieuwe stroom mails aangediend. Kortom: het kost ontzettend veel tijd. Door uw e-mail goed te managen, bespaart u niet alleen véél tijd, maar ook veel stress en irritatie.
Door alleen e-mails te versturen wanneer het écht niet anders kan, dan zult u vanzelf zien dat u ook minder e-mails zult ontvangen. Minder e-mails in uw mailbox betekent een veel overzichtelijkere mailbox.
Wanneer u 's ochtends begint met werken, ga dan door uw mailbox heen. Vervolgens kijkt u na de lunch en 's middags rond 16:00u nog een keer. Dit zijn de drie momenten waarop u uw e-mail checkt. Bent u bang dat u dringende zaken mist? Niet doen: wanneer men écht dringende zaken heeft, dan zullen ze dit wel via telefoon of persoonlijk kenbaar maken.
Wanneer een mail specifiek aan u is gericht, dan is het natuurlijk de bedoeling dat u hier iets mee doet. Echter, wanneer uw naam in het CC vak staat, dan is het de bedoeling dat u op de hoogte bent van wat er in de mail staat, maar wordt er niet van u verwachten dat u hier actie op onderneemt. Let wel op: er zijn veel bedrijven en mensen die niet weten hoe ze een CC correct dienen te gebruiken. Om te voorkomen
Heeft u een e-mail behandeld en/of niet meer nodig? Haal deze dan meteen uit uw inbox. U kunt in principe alle mails archiveren. Heeft u de e-mail wellicht nog nodig in de toekomst? Zorg er dan voor dat u de e-mail in een folder plaatst zodat u straks gerichter kunt zoeken wanneer de mail weer boven water moet komen.
Door deze vier regels toe te passen, kunt u een begin maken met een e-mail managing strategie die er voor zorgt dat u niet vele uren per dag bezig bent met het sturen en lezen van e-mail.
Terug naar overzicht